Hilfreiches für die Qualitätsarbeit 1 (21.03.2024)
Agiles Projektmanagement mit Scrum (Margit Fuchs und Matthias Grimmer)
Die HTL Braunau hat zur Umsetzung des Schulentwicklungsplans und zur kontinuierlichen Qualitätsarbeit ein agiles Verfahren nach Scrum eingeführt. Die agile Arbeitsweise ermöglicht es, Ziele schnell anzupassen, sie garantiert vollständige Transparenz im Kollegium und fördert laufende Evaluierungen. Dieser Beitrag enthält einen Erfahrungsbericht und schildert dabei die Umsetzung von agilen Projektmanagementmethoden im Rahmen der Schulentwicklung an der HTL Braunau.
Was ist agiles Projektmanagement mit Scrum?
Agiles Projektmanagement mit Scrum ist eine Methode zur effizienten Organisation und Durchführung von Projekten. Es basiert auf den Prinzipien des agilen Managements, das Flexibilität, Teamarbeit und kontinuierliche Verbesserung betont – ein ideales Konzept für den Schulbetrieb.
Die Methode definiert folgende Rollen:
Product Owner sind verantwortlich für die Definition der Projektziele und Priorisierung der Arbeit. In Bezug auf die Schule ist die Schulleitung für die Schulentwicklung und das Schulqualitätsmanagement im Allgemeinen verantwortlich und somit der/die Product Owner/in im Projektmanagement.
Neben Product Owner gibt es Scrum Master als wesentliche Rollen. Die Aufgabe eines Scrum Masters ist es, Teams zu unterstützen und die Einhaltung der Scrum-Prinzipien zu gewährleisten. Im Kontext der Schule nehmen Qualitäts-Schulkoordinator/inn/en (Q-SK) die Rolle des Scrum Masters ein. Sie sorgen dafür, dass die Teams die Scrum-Methodik verstehen und korrekt anwenden. Außerdem sind sie eine wesentliche Unterstützung der Product Owner und damit der Schulleitungen:
- Scrum Master sind für die Sicherstellung der Sichtbarkeit und Verständlichkeit der Projektziele für die Teams verantwortlich und unterstützen sie bei der Priorisierung der Aufgaben. Scrum Master haben somit eine Schlüsselfunktion in der Scrum-Methodik, sie sind Coach, Vermittler/in und Unterstützer/in für das gesamte Team und sorgen für eine optimale Umsetzung von Scrum im Projekt.
- Das Team bzw. das Kollegium bzw. die Mitarbeiter/innen an der Schule setzen schlussendlich die einzelnen Aufgaben um.
Das Scrum Verfahren definiert neben den Rollen auch folgende Arbeitsdokumente:
- Das Backlog ist eine Liste aller anstehenden Arbeiten und Aufgaben (z.B. Ziele und Maßnahmen im Schulentwicklungsplan), priorisiert vom Product Owner, also der Schulleitung.
- Das Sprint Backlog ist eine Auswahl von Aufgaben aus dem Backlog, die im aktuellen Sprint bearbeitet werden.
- Der Sprint: Scrum unterteilt ein Projekt oder einen Entwicklungsplan in „Sprints“, die in der Regel wenige Wochen dauern. Für den Schulbetrieb eignet sich dabei als Zeitspanne ein Semester. Jeder Sprint ist ein Mini-Projekt mit eigenen Zielen.
Kommunikation bei Scrum:
- Die Sprint Retrospective reflektiert über Verbesserungen, welche die Arbeitsweise an sich und auch die Zusammenarbeit im Team betreffen. Daraus ergibt sich eine kontinuierliche Verbesserung.
- Das Sprint Planning ist ein Meeting zu Beginn jedes Springs (bzw. Semesters), in dem kleine Teilaufgaben aus dem Backlog für den anstehenden Abschnitt eingeplant werden.
- Das Sprint Review am Ende eines Sprints überprüft, wie und ob die geplanten Teilaufgaben erledigt wurden.
Wie kann mit Hilfe des agilen Projektmanagements der SEP gestaltet werden?
Die individuellen Aufgaben zur Umsetzung des Schulentwicklungsplans werden an der HTL Braunau als Aufgaben des Scrum Backlogs in der operativen Projektmanagementsoftware Microsoft Planner festgehalten. Jede Aufgabe bildet einen Teilaspekt eines Ziels oder einer Maßnahme im SEP ab. Die Summe aller Aufgaben ist dabei die ganzheitliche Umsetzung des Schulentwicklungsplanes an der HTL Braunau.
Jede Aufgabe des Backlogs beinhaltet eine spezifische Aufgabenbeschreibung, die verantwortlichen Lehrkräfte bzw. zuständigen Mitarbeiter/innen und ein definiertes Fertigstellungsdatum – kurz: „Was“, „Wer“ und „Wann“.
Der „Microsoft Planner“ stellt ein öffentliches Kanban Board zur Verfügung, das es dem Kollegium erlaubt, jederzeit den aktuellen Fortschritt und Verantwortungen einzelner Aufgaben einzusehen. Es erinnert die verantwortliche Person zudem an einen bevorstehenden Termin. In diesem Kanban Board gibt es drei Kategorien:
- Nicht begonnen: Aufgaben, die noch nicht bearbeitet wurden, befinden sich im Backlog.
- In Arbeit: Die Aufgaben, die im aktuellen Sprint bearbeitet werden, finden sich in der Kategorie „In Arbeit”.
- Erledigt: Abgeschlossene Aufgaben scheinen in der dritten Kategorie auf.
Ein wesentlicher Vorteil für Scrum-Master bzw. Q-SK ergibt sich durch die automatische Benachrichtigung der verantwortlichen Personen durch das System. Die Q-SK können sich auf wichtige Inhalte konzentrieren, anstatt Bittsteller im Kollegium zu sein.
Funktioniert diese Arbeitsweise auch ohne Microsoft Teams und digitale Unterstützung?
JA! Scrum kann effektiv mit einem Kanban Board in physischer Form wie etwa einer Pinnwand umgesetzt werden.
Zur Umsetzung wird ein Board mindestens in drei Bereiche „Nicht begonnen”, „In Arbeit” und „Erledigt” unterteilt. Jede Aufgabe wird dann auf einer separaten Karte notiert. Diese Karten repräsentieren die verschiedenen Arbeitspakete und Aufgaben.
Wichtig ist, dass die Karten ebenfalls die Inhalte „Was“, „Wer“ und „Wann“ beinhalten.
Wie auch bei der digitalen Version ist der Backlog jener Bereich, wo alle geplanten Aufgaben aufgelistet sind – am Board häufig die Spalte „Nicht begonnen“. Während der Sprint-Planung werden ausgewählte Aufgaben in den Bereich „In Arbeit“ verschoben und so weiter. Die Arbeitsweise erfolgt immer nach dem gleichen Prinzip.
Für die tägliche Nutzung bietet eine analoge Pinnwand gegenüber dem digitalen Kanban Board einen Vorteil: Wird die Pinnwand an einem geeigneten Ort aufgestellt, werden die aktuellen Aktivitäten und auch Verpflichtungen im Kollegium gut sichtbar gemacht.
Welche Erfahrungen hat die HTL Braunau damit gemacht und gibt es bereits Rückmeldung von anderen Schulen?
Für uns an der HTL Braunau hat dieses agile Verfahren folgende Vorteile:
- Flexibilität: Scrum ist äußerst flexibel und es ist möglich, auf sich ändernde Rahmenbedingungen und Bedürfnisse schnell zu reagieren.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Die neue Arbeitsweise fördert eine enge Zusammenarbeit zwischen den Lehrkräften und anderen beteiligten Personen.
- Erhöhte Produktivität: Durch die Zerlegung des Schulentwicklungsplanes in kleinere, leichter zu bewältigende Aufgaben können Teams produktiver arbeiten.
- Bessere Sichtbarkeit: Das Kanban Board bietet eine transparente und regelmäßige Berichterstattung über den Fortschritt des Schulentwicklungsplanes.
- Die Plattform zur agilen Projektumsetzung wurde in Microsoft Teams integriert, da MS Teams vom gesamten Kollegium verwendet und regelmäßig abgerufen wird. So wurde keine zusätzliche technische Hürde in der Abwicklung eingeführt.
Wir haben an der HTL Braunau Vertreter/innen aus ca. 80 Schulen in Form von Vernetzungstreffen mit dieser Methode vertraut gemacht. Das Feedback war sehr gut: „Perfekte Methode zur Umsetzung des SEP“, „Die Methode des agilen Projektmanagements ist sehr hilfreich für den SEP“, „Praktisch und sinnvoll! Ich fühle mich nicht mehr als Einzelkämpferin!“- Das sind nur ein paar Rückmeldungen von Schulen, die die Methode an ihrem Standort ebenfalls umgesetzt haben.
Es gibt zahlreiche Unterlagen zu agilen Projetmanagementmethoden und Scrum – mittlerweile auch zur agilen Schulentwicklung. Hilfreiche Infos sowie ein Kartenset „Schulen agil entwickeln“ sind über IQES online zu beziehen. Wir an der HTL Braunau bieten unseren Schüler/inne/n sowie dem Kollegium auch regelmäßig LEGO Scrum Workshops an, wo agile Arbeitsweisen spielerisch erlernt und erlebt werden können.
Schulen agil entwickeln - IQES Materialien: https://www.iqesonline.net/schulentwicklung/schulen-agil-entwickeln/
Autor/inn/en:
Margit Fuchs (Q-RK, Bildungsregion Innviertel) und Matthias Grimmer(Q-SK, HTL Braunau)
Für Fragen stehen wir gerne zur Verfügung:
letzte Aktualisierung: 19.03.2024